Sicuramente ci sono delle differenze tra l’archivio digitale e quello cartaceo. Infatti entrambi concorrono ad una funzione molto importante, che è quella della protocollazione e della conservazione dei documenti. Le modalità che vengono utilizzate sono differenti. Per l’archivio cartaceo si può parlare di modalità più dispersive, anche perché la gestione di un archivio cartaceo richiede tempo e risorse, oltre che il sostenere da parte delle imprese di numerose spese. Innanzitutto ci devono essere gli spazi necessari per poter archiviare fisicamente tutti i documenti. Inoltre ci devono essere risorse economiche per pagare tutti coloro che lavorano nel mantenere tutti questi documenti. Ma vediamo più specificamente quali sono le differenze tra l’archivio cartaceo e quello digitale.
Come ordinare i documenti nell’archivio cartaceo e in quello digitale
Nell’archivio cartaceo si utilizzano cartellette di vario tipo, raccoglitori e scatole di ogni genere, a seconda del tipo di documenti da conservare e della loro quantità. Il tutto prevede la messa a punto di un lavoro manuale, che oggi potrebbe anche essere diminuito a livello di mansioni grazie alle possibilità offerte dai mezzi tecnologici.
Esistono infatti tante opportunità, come quelle proposte su Regystrum, che le aziende moderne utilizzano per poter provvedere alla gestione dei documenti in formato elettronico, che vengono conservati solitamente in cloud, spazi veri e propri di archiviazione su internet che garantiscono anche una certa sicurezza dei documenti conservati, anche per quanto riguarda l’accesso ai dati sensibili che in essi sono contenuti.
Le modalità tra l’ordinamento dell’archivio cartaceo e quello digitale non differiscono tanto, ma soprattutto le differenze si notano a livello operativo, perché nell’archivio digitale tutto non viene più svolto in maniera cartacea con documenti fisici, ma si utilizzano documenti in formato elettronico che possono essere sempre sottoposti a un processo di protocollazione e poi di conservazione per la gestione nel corso del tempo.
L’ottimizzazione dei processi operativi
È chiaro che utilizzando l’archivio digitale ci sono delle influenze positive su tutti i processi aziendali. Infatti questi possono beneficiare di una grande ottimizzazione perché vengono generati dei flussi documentali molto più facilmente accessibili e consultabili. Si riducono i tempi e quindi questo va a vantaggio anche della produttività dell’azienda stessa.
Un’impresa che voglia essere competitiva e che voglia affrontare le sfide poste dalla concorrenza nell’ottica della trasformazione digitale deve necessariamente dotarsi di un archivio digitale per la conservazione e la gestione documentale. Tutto questo può essere fondamentale perché garantisce un aumento della produttività e un maggiore inserimento dell’impresa stessa in ambiti di mercato che fino a quel momento non aveva considerato.
Questi processi forniscono la base per poter ampliarsi, per poter svilupparsi, per trovare delle potenzialità per il futuro, che impone necessariamente una modernizzazione della gestione dei processi nell’ottica di un approccio più corrispondente agli standard di mercato attuali.
Se pensiamo che soprattutto in ambito amministrativo e burocratico la carta viene ancora molto utilizzata, non possiamo d’altro canto non fare i conti con il processo di digitalizzazione, che impone delle forme differenti di gestire tutti i processi. È il concetto della digital trasformation che sta investendo le imprese a livello mondiale e che le prepara ad affrontare nuove sfide per il futuro.
Sicuramente dal processo di trasformazione digitale le imprese ne escono rafforzate, perché non vedono più come un semplice processo accessorio ciò che ha a che fare con la tecnologia contemporanea. Anzi si cerca di sfruttarla nella maniera più specifica possibile per trarne delle risorse importanti.
Ne vale anche per ciò che riguarda l’immagine aziendale, che si propone in maniera più moderna e più sviluppata. I clienti stessi si sentono di dare più fiducia nell’acquisto di prodotti o di servizi che l’impresa mette loro a disposizione.